Como justificar a relevância de uma evidência
Um roteiro para ligar documentos, fontes e inferências à questão que precisa ser decidida
Whats Neyven Advogada, Economista, Auditora, Escritora
Uma equipe encontra uma planilha com duas linhas para a mesma nota fiscal. Mesmo supondo confirmadas a autenticidade do arquivo e a integridade da extração, as linhas iguais não resolvem a questão. A hipótese de pagamento em duplicidade parece plausível.
Mas o que, exatamente, a planilha demonstra?
Ela pode registrar duas ordens de pagamento, duas tentativas de processamento, um lançamento repetido no sistema ou duas saídas financeiras efetivas. Cada resposta exige elementos diferentes. A planilha pode ser decisiva para investigar a falha cadastral e insuficiente para concluir que houve desembolso duplo.
É nesse intervalo, entre encontrar um documento e afirmar um fato, que se justifica a relevância de uma evidência. Seu valor não decorre do número de páginas, da aparência oficial, da facilidade com que pode ser citada ou da gravidade da hipótese investigada. Decorre da relação que se consegue demonstrar entre o seu conteúdo e uma proposição delimitada.
Relevante para quê?
Uma informação não é relevante em abstrato. Ela é relevante para uma pergunta, um período, uma hipótese e uma decisão possíveis. Antes de classificar um elemento como decisivo, vale escrever a proposição que ele deveria ajudar a examinar.
No exemplo, há pelo menos quatro proposições distintas:
- A mesma nota fiscal aparece duas vezes no sistema.
- Duas ordens de pagamento foram emitidas para a mesma obrigação.
- A obrigação gerou duas saídas financeiras efetivas.
- Não houve estorno, compensação ou recuperação até a data de corte da análise.
A planilha pode sustentar diretamente a primeira, sugerir a segunda e nada resolver, isoladamente, sobre a terceira e a quarta. Se a conclusão pretendida é a ocorrência de prejuízo, será preciso determinar o resultado financeiro líquido, considerando as operações e reversões pertinentes.
Esse fracionamento impede que a gravidade de uma conclusão seja transportada para o documento que a iniciou. Um indício de investigação pode merecer prioridade elevada sem possuir, naquele momento, força suficiente para sustentar o resultado final.
No âmbito da auditoria operacional, o Manual de Auditoria Operacional do Tribunal de Contas da União, 4ª edição, distingue suficiência, referente à quantidade de evidência necessária no contexto do trabalho, de apropriação, referente à sua qualidade. Para o manual, a evidência apropriada deve ser relevante, válida e confiável; a relevância exige relação clara e lógica com os critérios e objetivos da auditoria. O próprio texto adverte que grande volume não compensa a falta desses atributos (itens 346 a 352). Essa é uma referência técnica para auditoria operacional, não uma regra que substitua os critérios jurídicos de outros procedimentos.
Quatro avaliações que não deveriam ser fundidas
Relevância pergunta: se este elemento for verdadeiro e adequadamente interpretado, ele favorece, enfraquece ou discrimina alguma proposição importante?
Validade pergunta: o registro representa o fenômeno que estou tentando examinar? Um relatório fiel aos lançamentos do sistema pode ser válido para demonstrar o que nele foi lançado e inadequado, sozinho, para representar saídas bancárias efetivas.
Confiabilidade pergunta: o elemento preserva integridade e contexto, e seu procedimento de obtenção pode ser examinado ou repetido quando cabível? A resposta depende da fonte, de sua finalidade, do modo de produção e dos controles pertinentes.
Suficiência pergunta: o conjunto disponível, à luz do objetivo, do risco e do critério aplicável, autoriza a conclusão pretendida? Um elemento altamente relevante pode não bastar; dez cópias de uma mesma informação tampouco equivalem a dez confirmações independentes. Não há uma nota universal que substitua esse juízo contextual.
Há ainda a materialidade, que se refere à importância da questão ou de seus possíveis efeitos no contexto da análise. Algo pode ser material e permanecer sem demonstração; um dado pode ser confiável e não contribuir para a questão material. Separar essas avaliações evita que o interesse da investigação se torne prova de sua hipótese.
Sete perguntas para justificar a escolha
1. Qual proposição concreta este elemento pode alterar?
Substitua rótulos amplos, como “irregularidade” ou “fraude”, por uma afirmação examinável: quem fez o quê, quando e por qual mecanismo. Separe ocorrência, autoria, causa, intenção, resultado e qualificação jurídica quando forem questões distintas. Um documento que demonstra a existência de uma operação não demonstra automaticamente sua autoria ou finalidade.
2. O que a fonte registra diretamente?
Descreva o conteúdo antes de interpretá-lo. Anote origem, data, finalidade de produção, campos disponíveis, versão, modo de extração e localização verificável. Um relatório que diz “pagamento concluído” pode reproduzir um status interno cuja definição precisa ser conhecida. Um registro de depoimento, quando sua autenticidade e regularidade estiverem estabelecidas, documenta a declaração prestada; a verdade do acontecimento relatado exige avaliação adicional.
3. Qual é a ligação inferencial?
Escreva a passagem que normalmente fica implícita: “este registro favorece esta proposição porque...”. Identifique a regra de ligação. Ela vem do funcionamento documentado de um sistema, de uma norma, de conhecimento técnico, de uma regularidade observada ou apenas de uma suposição? Se a ponte não puder ser explicada, o elemento pode ser interessante, mas seu peso ainda não está justificado.
4. O elemento distingue hipóteses concorrentes?
Um dado pode ser compatível com a hipótese principal e também com uma explicação alternativa. Duas linhas iguais na planilha são possíveis tanto se houve pagamento duplo quanto se ocorreu duplicidade de lançamento. Extratos das contas pertinentes, identificadores das transações e histórico de estornos podem distinguir melhor essas explicações. A pergunta útil é: o que eu esperaria encontrar sob cada hipótese?
5. Quanto posso confiar nele e de quantas origens ele veio?
Autenticidade, integridade e contexto importam conforme o tipo de elemento. Também importa a independência: uma planilha, um painel e um relatório podem extrair dados da mesma tabela original. A convergência visual entre três documentos não cria três observações independentes. Rastrear a fonte comum reduz a falsa sensação de confirmação.
6. O que poderia enfraquecer minha leitura?
Procure a informação contrária antes de fechar a conclusão: cancelamento, retificação, estorno, mudança de critério, erro de extração ou uma data fora do período pertinente. Uma ausência documental só adquire peso quando havia razão para esperar o registro e quando a busca foi adequada. “Não encontrei” descreve uma diligência; “não existe” é uma conclusão que demanda fundamento adicional.
7. Qual conclusão o conjunto autoriza agora?
Use uma formulação proporcional ao suporte e diga de qual fato há indícios: “o registro indica duplicidade de lançamento”, “foi confirmada uma saída na conta examinada”, “não foi possível determinar se houve outro pagamento”. Registre a lacuna capaz de mudar o resultado e a diligência que a resolveria. Quando houver procedimento jurídico, identifique separadamente o regime de admissibilidade, o contraditório, o ônus e o padrão de suficiência aplicáveis; a relevância técnica, sozinha, não os define. Justificar relevância inclui explicar o alcance e o limite do que foi encontrado.
Um exemplo de redação auditável
Retomemos o caso hipotético. A planilha registra duas linhas para a mesma nota fiscal. O extrato de uma conta bancária, no período delimitado e conferido com os identificadores disponíveis, mostra uma saída correspondente. Ainda não foram examinadas as demais contas ou todos os meios de liquidação potencialmente pertinentes.
Uma redação precipitada seria: “A planilha comprova pagamento em duplicidade.”
Uma redação controlável seria: “A duplicidade de registros na planilha é relevante para examinar possível falha de lançamento e orientar a busca das operações correspondentes. No extrato da conta examinada, foi identificada uma saída relacionada à obrigação. O acervo disponível não demonstra uma segunda saída financeira efetiva; tampouco permite excluí-la por outros meios ou contas. Para concluir sobre pagamento em duplicidade e eventual resultado líquido, é necessário verificar as demais formas de liquidação pertinentes e os registros de cancelamento, estorno ou recuperação.”
A segunda formulação não esvazia o achado. Ela preserva o que foi observado, nomeia as hipóteses ainda abertas e indica testes capazes de discriminá-las. Se surgir uma segunda transação, a análise muda; se aparecer apenas um reprocessamento interno, também. A relevância da planilha permanece, mas sua função probatória fica delimitada.
Da análise ao relatório ou à decisão
Uma justificativa curta pode seguir esta sequência: questão → proposição → elemento e origem → conteúdo observado → ligação inferencial → hipótese rival → limite → conclusão ou diligência. Nem todos os passos precisam ocupar um parágrafo próprio. Todos os passos materialmente decisivos precisam poder ser reconstruídos por quem revisa o trabalho.
Em processo judicial civil, o art. 371 do Código de Processo Civil exige que o juiz indique na decisão as razões da formação de seu convencimento ao apreciar a prova dos autos. O art. 489, § 1º, IV, do mesmo Código trata do enfrentamento dos argumentos capazes, em tese, de infirmar a conclusão. Esses dispositivos têm destinatário e campo de aplicação próprios; aqui ilustram a importância jurídica de uma fundamentação que possa ser examinada. Auditorias, processos administrativos e outras atividades devem observar seus regimes e padrões específicos.
O manual do TCU também recomenda que a equipe organize os elementos na matriz de achados, identificando o que já está suficientemente sustentado e o que precisa de investigação adicional. Na redação do relatório, orienta a expor o que importa aos objetivos da auditoria, mantendo situações não relatadas nos papéis de trabalho (itens 347 e 449). Assim, síntese e rastreabilidade cumprem funções complementares.
O teste final é simples de enunciar e difícil de cumprir: se outra pessoa discordar da conclusão, ela conseguirá localizar o elemento, compreender por que recebeu aquele peso e apontar exatamente qual passagem pretende contestar?
Se a resposta for sim, a relevância deixou de ser um adjetivo atribuído ao documento. Tornou-se uma razão verificável. Isso melhora a qualidade da análise, sem dispensar a avaliação da suficiência do conjunto nem as garantias e os critérios próprios da decisão a tomar.
Fontes principais
- Tribunal de Contas da União. *Manual de Auditoria Operacional*, 4ª edição, especialmente itens 346 a 353 e 449.
- Brasil. Código de Processo Civil, Lei nº 13.105/2015, arts. 371 e 489.
Nota: o exemplo da nota fiscal é inteiramente hipotético e serve apenas para demonstrar o método de análise.